Mitarbeitergespräch & Feedback

Mitarbeiterführung - das bedeutet auf der Handlungsebene in erster Linie klare, wertschätzende Kommunikation. Hier finden Sie ein Beispiel für „angewandte Systemik“ - ein Angebot zur Vorgehensweise bei Mitarbeitergesprächen & zum Geben von Feedback.

Wertschätzende, ressourcenorientierte Mitarbeitergespräche führen

Die nachfolgende Beschreibung ist nicht als allgemeingültiger „Fahrplan“ zu verstehen, sondern als EINE Möglichkeit, wie Sie wertschätzende, ressourcenorientierte Mitarbeitergespräche gestalten können. Passen Sie die Hinweise bitte situativ und individuell an und finden Sie Ihren eigenen Stil.

Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

1. organisatorische Vorbereitung

Der Termin für das Gespräch sollte rechtzeitig abgesprochen, die Einladung zum Mitarbeitergespräch mindestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden. Die Einladung beinhaltet Datum, Uhrzeit (von – bis) und den Ort. Benennen Sie den Inhalt / das Ziel des Gesprächs, z.B. Austausch über die Zufriedenheit mit der Arbeitssituation, mit dem Betriebsklima und den Vorgesetzten, Einschätzung des Mitarbeiters zu eigenen Stärken, Unterstützungs- und Fortbildungswünsche. Wenn der Mitarbeiter sich zu einzelnen Punkten gezielt vorbereiten soll, teilen Sie ihm dies bitte in der Einladung mit.

2. Inhaltliche Vorbereitung

Reflektieren Sie das Verhalten und die Leistung des Mitarbeiters. Sammeln Sie dazu eigene Beobachtungen und/oder befragen Sie Kollegen, Kunden und Vorgesetze. Schätzen Sie die Stärken und Verbesserungspotenziale des Mitarbeiters ein. Denken Sie bei neuen Mitarbeitern unbedingt daran, deren Außenperspektive auf ihren neuen Arbeitsplatz zu erfragen. Neue Mitarbeiter sind noch nicht betriebsblind und können wichtige Hinweise zur Verbesserung von Prozessen und Strukturen geben. Formulieren Sie Ziele, die Sie im Gespräch erreichen möchten. Folgende Fragen können dazu hilfreich sein:

  • Welche Botschaften möchte ich senden?
  • Wozu möchte ich Feedback geben: positives wie negatives?
  • Wie formuliere ich negative Eindrücke im Rahmen des Feedbacks?
  • Welche konkreten Absprachen möchte ich treffen?

Machen Sie sich unbedingt Notizen zu Ihrer inhaltlichen Vorbereitung.

Mitarbeitergespräch führen

Sie sollten sich mindestens 15 Minuten vor dem Gesprächstermin Ihre vorbereitenden Notizen durchlesen. Es hilft Ihnen, sich auf die Person und das Gespräch zu fokussieren und zur Ruhe zu kommen. Sorgen Sie dafür, dass Sie ungestört sprechen können.

1. Einführung

Sie können schon zu Gesprächsbeginn mit einfachsten Mitteln Ihre Wertschätzung zum Ausdruck bringen: Lächeln Sie. Fragen Sie den Mitarbeiter, wie es ihm geht und wie der heutige Tag für ihn war. Fragen Sie nach, ob die Person genug Zeit zum Vorbereiten hatte (sofern zutreffend). Bedanken Sie sich, dass die Person sich Zeit genommen hat. Falls nötig, erklären Sie noch einmal Sinn und Zweck des Gesprächs und fragen Sie schon jetzt, ob die Person besonders wichtige Themen mitgebracht hat, die unbedingt besprochen werden sollten.

2. Aktuelle Arbeitssituation

Es hat sich als sinnvoll erwiesen, zunächst die aktuelle Arbeitssituation zu thematisieren. Dazu können Sie konkret nach folgenden Aspekten fragen:

  • Wo sieht der Mitarbeiter seine Ressourcen?
  • Wie zufrieden ist er mit dem Einbringen seiner Ressourcen, wo möchte er eventuell mehr/anderes/weniger einbringen?
  • Welche Probleme und welche Ursachen dafür sieht er in seinem Arbeitsbereich?
  • Welche Art von Unterstützung wünscht er sich?
  • Hat er Interesse an zusätzlichen Aufgaben?
  • Wie schätzt er die Zusammenarbeit im Team und mit Vorgesetzten ein?
  • Welche Verbesserungsvorschläge möchte er unterbreiten?

In diesem Teil des Gespräches sollten Sie auch Bezug zu vorherigen Gesprächen nehmen. Reflektieren Sie mit dem Mitarbeiter die dort gesetzten Ziele und evaluieren Sie Gründe für die Nicht-Erreichung. Nehmen Sie die Person dabei in die Mit-Verantwortung:

  • Was können Sie in Zukunft dazu beitragen / was brauchen Sie, damit die Ziele erreicht werden?

3. Zukünftige Entwicklung & Ziele

Im folgenden Teil des Gespräches geht es um die zukünftige Entwicklung des Mitarbeiters und darum, diese mit Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Für individuelle, passende „SMART“- Ziele (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert) sollte der Mitarbeiter so viel wie möglich einbezogen werden. Eventuell lassen sich seine beruflichen und privaten Ziele verbinden. Dadurch erhöht sich die Bindung an das Unternehmen und vermittelt der Person in besonderer Weise das Gefühl, respektiert und unterstützt zu werden. Fragen Sie beispielsweise nach beruflichen (und falls die Person es zulässt: auch nach privaten) Zielen für das kommende Jahr, aber auch nach langfristigen Zielen, z.B. für die nächsten 3 Jahre, nach Maßnahmen zur Unterstützung und Förderung sowie nach Wünschen für die Fort- und Weiterbildung. Die wenigsten Menschen äußern von sich aus den Wunsch nach Übertragung einer Leitungstätigkeit. Scheuen Sie sich deshalb nicht, Ihrem Mitarbeiter mehr Verantwortung und perspektivisch eine Leitungsfunktion anzubieten - sofern Sie ihn fachlich und persönlich für geeignet halten. Thematisieren Sie auch erschwerende Faktoren und wie diese gemildert werden können.

4. Erwartung & Feedback

Mitarbeiter möchten von Ihren Vorgesetzten wissen, was diese von Ihnen erwarten. Drücken Sie also Ihre Erwartungen klar aus und schildern Sie Ihre Eindrücke und Einschätzungen über Realisierbarkeit der Ziele. Wichtig ist dabei, dass Sie mit dem Mitarbeiter in den Dialog treten, um einen Konsens zu erreichen. Durch Ihr ehrliches, individuelles, auf konkrete Handlungen und Gegebenheiten bezogenes, die Person und ihren Selbstwert achtendes Feedback erhält der Mitarbeiter die Möglichkeit, sein Verhalten zu reflektieren. Sollte das Feedback negative Aspekte beinhalten, wird Ihre Kritik durch die genannten Feedback-Kriterien nachvollziehbar. Sie erhöhen die Chancen auf Akzeptanz Ihrer Rückmeldung, wenn Sie sich selber vom Mitarbeiter Feedback über Ihr Verhalten einholen. Feedback muss umkehrbar sein!

Halten Sie im Ergebnisprotokoll fest, wer welche Aufgaben bis wann mit welchen Mitteln oder mit welcher Unterstützung übernimmt. Vereinbaren Sie gegebenenfalls den nächsten Gesprächstermin oder eine andere Form der Rückmeldung. Das Protokoll wird von beiden Seiten unterschrieben, berechtigte Änderungswünsche des Mitarbeiters sind berücksichtigt.

Nachbereitung des Mitarbeitergespräches

Bei der Nachbereitung geben Sie das Protokoll an relevante Stellen und Personen weiter und leiten die für die Zielerreichung notwendigen Schritte ein. Personen, die den Mitarbeiter unterstützen sollen, müssen von Ihnen informiert werden. Gegebenenfalls fixieren Sie den neuen Gesprächstermin in Ihrem Kalender. Nehmen Sie sich nach dem Gespräch Zeit für eine Selbstreflexion. Ist das Gespräch so gelaufen, wie Sie sich es vorgestellt haben? Konnten Sie Ihre Akzente setzen? Gab es unausgesprochene Botschaften seitens des Mitarbeiters, die Ihnen erst im Nachhinein bewusst werden? Wollen Sie darauf Bezug nehmen oder können Sie diese auf sich beruhen lassen?


Konstruktives Feedback geben & entgegen nehmen

Achten Sie auf zeitnahes Feedback!
Zeitnahe Feedbacks können ihre Wirkung besonders gut entfalten:
motivierend bei positiven Rückmeldungen, nachvollziehbar bei negativen.

Regeln für ein konstruktives Feedback

Feedback geben heißt Informationen geben, nicht jemanden verändern.

  • Die Verantwortung für eine Verhaltensänderung trägt jeder selbst, nicht Sie für andere.
  • Feedback betrifft nicht die ganze Person, sondern bestimmte Verhaltensweisen.
  • Seien Sie offen und ehrlich, unmittelbar und authentisch.
  • Formulieren Sie klar und deutlich.
  • Unterstreichen Sie Positives, machen Sie Vorschläge für Verbesserungen.
  • Halten Sie sich an konkrete Einzelheiten einer aktuellen Situation; keine Allgemeinplätze und uralten Vorwürfe auspacken.
  • Beschreiben Sie Ihre eigene Wahrnehmung, Ihre eigenen Gefühle, benutzen Sie „ich“, nicht „man“, „sie“, „wir“.
  • Vermeiden Sie tiefgreifendes Analysieren, Interpretieren und moralische Bemerkungen.
  • Verletzten oder zerstören Sie den anderen nicht.
  • Zwingen Sie niemandem eine Rückmeldung auf. Sie wissen nicht, in welcher Situation Ihr Gegenüber steckt.
  • Feedback muss umkehrbar sein, was Sie sagen, muss auch Ihnen gesagt werden können.

Mit Feedback umgehen

Wenn Sie Feedback erhalten:

  • Nehmen Sie Ihr Gegenüber ernst.
  • Lassen Sie den anderen aussprechen. Fangen Sie nicht sofort an, sich zu verteidigen.
  • Fragen Sie erst dann nach und versuchen Sie zu klären.
  • Fragen Sie auch nach, wenn Sie eine Reaktion nicht verstehen oder Sie sich über die Wirkung Ihres Verhaltens unsicher sind.
  • Es geht nicht darum, wer recht hat oder schuld hat, sondern um die Reaktion eines anderen auf eine Verhaltensweise von Ihnen. Es liegt an Ihnen, wie Sie damit umgehen.

Beispiele für Feedback

Das kürzeste Feedback:

  • Mir gefällt an Ihnen...
  • Ich wünsche mir von Ihnen mehr....
  • Ich wünsche mir von Ihnen weniger...

Beispiele für unangemessene Phrasen:

  • Glauben Sie nicht, dass ...?
  • Sicherlich wollen Sie doch auch, dass ...
  • Jeder weiß doch, dass ...
  • Langsam sollten Sie aber doch wissen, ...
  • Jeder/Man sollte ...
  • Wir finden alle, dass ...
  • Sie sind immer so dominant, still rechthaberisch, aufbrausend, ...

Gender-Hinweis
Im Sinne einer besseren Lesbarkeit der Texte wurde von mir entweder die weibliche oder die männliche Form von personenbezogenen Hauptwörtern gewählt. Dies impliziert keinesfalls eine Benachteiligung des jeweils anderen Geschlechts. Frauen und Männer mögen sich von den Inhalten meiner Website gleichermaßen angesprochen fühlen.

Ich danke für Ihr Verständnis.